Skillnaden mellan ett effektivt digitalt och fysiskt möte

I det digitala mötet får hjärnan arbeta så mycket hårdare. Kanske har deltagaren familjen i närheten med delade arbetsytor hemma, samtidigt som vi ska klura på strulig teknik och funderar på hur vårt ljud är och hur ljuset ligger.

Som deltagare behöver vi veta att det finns en plan och vad vi ska göra och när vi ska göra det. Om det till exempel ringer på dörren eller någon påkallar din uppmärksamhet runt omkring, är det lätt att bli distraherad, tappa fokus och bli för stressad för att vara närvarande i mötet.

Andra skillnader är att i ett fysiskt möte kan du titta på dem du kommunicerar med, vilket egentligen är omöjligt i ett digitalt möte; risken är att alla eller ingen känner sig träffade. Att ställa en öppen fråga landar ofta i tystnad eller att svar från en grupp dröjer länge. I ett digitalt möte är det lätt hänt att du tittar på de andra deltagarnas bild, men för dem ser det inte som att du tittar på dem. Om du vill ha ett konkret svar är tipset att alltid adressera dina frågor direkt till en specifik person.

För att inte riskera att tappa dina deltagares fokus är det bra att distribuera frågorna. Det vill säg nämna alla vid namn minst en gång med en fråga eller som ett referat. Då att chansen större att de känner sig involverade och inte börjar med andra aktiviteter vid sidan av mötet.

De digitala mötenas fördelar

Det finns dock klara fördelar med digitala möten och hybridmöten:

• Enkelt att få med sig rätt folk på mötet; de som inte kan vara med rent fysiskt kan nästan alltid komma in med sin expertis via länk.
• Lättare att hitta tid i allas kalendrar då du inte behöver räkna med att alla måste förflytta sig från ett annat rum eller så.
• Lätt att dela en presentation och se till att alla fokuserar på den
• Det blir inget småprat mellan deltagare
• Som lyssnande deltagare kan man till exempel gå och hämta kaffe och ändå fortsätta lyssna aktivt i mötet.

Du som leder mötet behöver hålla lite extra energi

Ett konkret och enkelt trick för effektiva möten, är att höja upp den egna energin cirka tio procent när du håller i digitala möten. Höj rösten när du pratar och inledningsvis när du hälsar på dina mötesmedlemmar. Tänk att du träffar en vän som du inte har sett på flera år; lite starkare och lite varmare. Många frågar om kroppsspråket är viktigt, vilket det är för att få till möten med dynamik och energi.

Planera för effektiva möten

Men vägen till det effektiva mötet börjar såklart innan du säger hej i själva mötet:

• Tänk till och planera mötet senast dagen före
• Skicka ut agendan så att deltagarna vet vad de ska förvänta sig, och ifall de ska förbereda något.
• Presentera gärna en slide där det står välkommen och en visuell agenda med klockslag och pauser.
• Sätt upp dina spelregler, exempelvis att kameran och mikrofonen ska vara på.
• Det är bra att förbereda med engagerande frågor för att skapa en dialog.
• Se också till att skapa variation i mötet för att få deltagarna att vilja stanna kvar. Till exempel med en snygg presentation med lite text och mycket visuellt, kanske någon film, ställ frågor via en polls-app, eller att bara visa video på dig själv.

Räkna med att något kommer gå fel

Det är också viktigt att veta hur du ska agera när du blir stressad. För frågan är inte om du kommer att köra i diket, utan när och hur djupt diket kommer att bli. Då behöver du en plan för hur du kommer upp ur diket, det vill säga hur du hanterar den egna stressen och inte agerar ur fight, flight eller freeze.

Jobba tydligt och håll så hög energi du kan.

Inledningen och presentationen av vem man är och vad företaget gör, ska maximalt vara tio minuter lång. Annars finns risken att folk slutar lyssna. Utöver att prata gäller det att lyssna, engagera folk och ställa frågor till deltagarna.

Vänta lite längre än vanligt när du ställer frågor

Bli inte stressad om det blir tyst eller om du inte får svar direkt när du ställer en fråga. Allt som sker digitalt har lite mer fördröjning än när vi ses fysiskt. Ännu viktigare blir det att titta in i kameran när du pratar.

Vi använder själva mestadels Microsoft Teams för våra egna onlinemöte; både internt och med kund.