En förhandling är en process där två eller flera parter försöker nå en överenskommelse, ett gemensamt beslut eller kompromiss genom att diskutera och utbyta åsikter, synpunkter och argument. Förhandlingar involverar ofta kompromisser, där båda sidor måste ge upp något för att nå en överenskommelse. Det är en process som kräver kommunikationsförmåga, tålamod, strategiskt tänkande och förmågan att förstå och tillgodose andras intressen samtidigt som man värnar om sina egna. 

1. Förberedelsefasen är nyckeln och det som de flesta slarvar med

För att lyckas i en förhandling är noggrann förberedelse avgörande. Något som vi ofta är noggranna med i förhandlingen med en ny kund men som nonchaleras till en högre grad med en befintlig kund. I dialogen med den befintliga kunden är det lätt att vi gör antaganden baserat på historik och relation, något som hämmar oss i att förstå nuvarande situation.  
 
Förberedelserna innefattar att förstå ditt eget mål och bästa alternativ till en förhandlad överenskommelse samt att undersöka den andra partens mål och intressen. Ju mer information du samlar in, desto bättre rustad är du att hitta gemensamma punkter och landa ett ömsesidigt utvecklande avtal.  

Frågor att ställa sig i denna fas: 

• Vad vill jag uppnå i denna förhandling, mitt idealmål samt mitt reträttmål, d.v.s. mitt önskade mål och lägsta accepterade mål? 
• Vad vet jag om motparten och dennes behov? 
• Vad behöver jag utforska ytterligare? 
• Hur ser maktbalansen ut, d.v.s. hur viktig är jag för kunden och hur viktig är denna för mig? 
• Vad är mitt öppningsbud och vad kan jag tänka mig att vika mig för? 
• Vad har jag respektive min motpart för förhandlingsvalutor utöver pris? 
• Vad finns det för faktamässiga argument att förbereda inför förhandlingen? 
• Hur försätter jag mig själv i mitt bästa personliga tillstånd för en konstruktiv förhandling? 

2. Uppvärmningsfasen, att skapa en positiv atmosfär 

En trygg och öppen atmosfär är en grundläggande förutsättning för framgångsrika förhandlingar. Att etablera en positiv relation med den andre parten genom att vara artig och lyhörd kan underlätta kommunikationen och bygga förtroende. Genom att undvika aggression och konfrontation minskar du risken för att förhandlingarna stagnerar. 

Detta kan du göra genom att:  

• Skapa personkemi; spegla och matcha din motparts beteende  
• Komma överens om förhandlingens övergripande syfte och mål 
• Tydliggöra tidsramar och formaliteter för förhandlingen 
• Klargöra parternas befogenheter 

3. Öppningsfasen, då du lägger ditt ankare 

Om du gjort ditt förberedelsearbete rätt så bör du vara den som lägger öppningsbudet i förhandlingen, d.v.s. ankaret som bägge parter utgår ifrån under förhandlingens gång. Gör detta genom att tydligt beskriva dina mål och intressen. Undvik att vara alltför defensiv eller aggressiv. Kommunicera på ett klart och tydligt sätt så att den andre parten förstår vad du strävar efter. Lyssna uppmärksamt på den andre partens inledande kommentarer. Detta visar respekt och ger dig möjlighet att förstå deras perspektiv och mål. Att visa att du är beredd att förstå deras synpunkter kan skapa en mer samarbetsvillig inställning. Samtidigt är det viktigt att kommunicera tydligt och koncist. Undvik vaghet och missförstånd genom att vara direkt och transparent.

Fällor i öppningsfasen:  

• Vaghet, ex genom att presentera ett prisintervall. Din motpart kommer bara höra den lägsta siffran i intervallen 
• Signalera osäkert genom att verbalt eller icke-verbalt signalera att detta ”bara” är ett öppningsbud 
• Öppna med ett för högt bud som får förhandlingen att stagnera / bli oseriös 

4. Utforskningsfasen, kommunikation, frågeteknik och aktivt lyssnande 
När ankaret är lagt så tar vi oss in i utforskningsfasen. Det är här vi skapar en ökad förståelse för vår motpart, vi ställer frågor för att utforska nya perspektiv, farhågor samt kompletterande värden som vår lösning kan erbjuda, d.v.s. vilka förhandlingsvalutor som kan vara intressanta. Ju mer vi vet om kunden desto större möjligheter har vi för att lyckas i förhandlingen.​ Förståelse är nyckeln till framgångsrika förhandlingar. Genom en god frågeteknik och aktivt lyssnande kan du identifiera de verkliga intressena bakom den andra partens positioner. Ställ öppna frågor och visa genuint intresse för deras perspektiv.  

Denna fas kräver en balansgång för att inte glida över i nedan spärrar:  

• Inget förtroende​, vi känner alla igen denna känsla när den dyker upp inom oss.​ Den rymmer bl. a. en rädsla att bli lurad och/eller utnyttjad.​ Det vi söker är igenkännande, någonting som vi har gemensamt. Jag vill att du ska vara lik mig i något avseende – ju mer lika vi är, desto mindre rädd och försiktig behöver jag vara att rubba förtroendet 

• Ingen trovärdighet​, det kan kännas tryggt att använda ett beprövat mönster – men det finns en risk för rutin, upprepningar och fraser som motparten uppfattar som nötta klichéer utan värde som minskar din trovärdighet 
• Ingen kompetens​, innan du skapat förtroende för din fackmässiga kompetens har din motpart ofta en stark misstänksamhet mot ditt erbjudande.  
• Inga goda avsikter, rädslan att bli lurad ligger djupt inom oss, ända sedan tidig barndom. Redan sedan spädbarnsstadiet har vi varit omgivna av individer som velat och kunnat ta ifrån oss saker. Viljan och förmågan att försvara sig och ”sitt revir” är en överlevnadsmekanism.​ 

5. Avslutsfasen, flexibilitet och tydlighet 

Nu är det dags att knyta ihop säcken. Det bästa förhandlingsresultatet är ofta en “win-win”-lösning där båda parter drar nytta av överenskommelsen. Att fokusera på att skapa ömsesidiga lösningar istället för att försöka “vinna” över den andre parten kan leda till långsiktiga och positiva relationer. Denna inställning visar att du är villig att samarbeta för att hitta bästa möjliga resultat för alla inblandade Att vara flexibel och öppen för kompromisser är en viktig del av förhandlingen. Ibland kan det vara nödvändigt att ge upp vissa krav för att uppnå en överenskommelse. Det är viktigt att skapa utrymme för att utforska olika lösningar och vara beredd att anpassa sig för att nå en balans mellan båda parters intressen. Då parterna landat i en gemensam ståndpunkt blir tydlighet en nyckel till att gå i mål med förhandlingen. 

Att tänka på i avslutsfasen:​ 

• Sammanfatta och tydliggör överenskommelsen i sittande samtal 
• Säkerställ att kunden är nöjd 
• Planera och tydliggöra vägen framåt, dvs. vem som gör vad och tills när 

• Formalisera uppgörelsen avtalsmässig 
• Kommunicera internt till alla relevanta parter och framhåll eventuella avvikelser för att säkerställa att inga interna missförstånd äventyrar avtalet